Comunicación interna; tipos, claves, beneficios y herramientas para optimizarla.

Tipos de comunicación interna

Existen diferentes tipos de comunicación interna en una organización, cada uno con objetivos específicos y son importantes para el correcto funcionamiento de la misma. 

Es importante que se fomente una comunicación abierta y efectiva, ya que esto contribuye al bienestar laboral y al logro de los objetivos de la organización

  1. Comunicación ascendente: se refiere a la comunicación que va desde los empleados hasta los superiores jerárquicos. Es utilizada para transmitir información relevante, sugerencias, quejas, comentarios, entre otros. Es una forma importante de retroalimentación para los directivos de la organización, ya que les permite conocer las necesidades e inquietudes de los empleados.
  2. Comunicación descendente: es la comunicación que va desde los superiores jerárquicos hacia los empleados. Se utiliza para transmitir objetivos, políticas, normas, planes de trabajo, entre otros. Este tipo de comunicación es importante para mantener a los empleados informados y motivados, además de garantizar la alineación de los objetivos y metas de la organización.
  3. Comunicación horizontal: se refiere a la comunicación entre personas que tienen un nivel jerárquico similar en la organización. Es utilizada para coordinar tareas, compartir información, solucionar problemas, entre otros. Este tipo de comunicación es importante para el trabajo en equipo y la colaboración entre áreas y departamentos.
  4. Comunicación diagonal: es la comunicación que se produce entre personas de diferentes áreas o departamentos, y que no tienen un nivel jerárquico similar. Es utilizada para coordinar proyectos, compartir información, resolver problemas que involucran a distintas áreas, entre otros. Este tipo de comunicación es fundamental para la integración y el trabajo colaborativo entre áreas y departamentos.
  5. Comunicación informal: se refiere a la comunicación que se produce entre los empleados de manera no estructurada, como conversaciones informales en el área de trabajo, el almuerzo o en momentos de descanso. Aunque no es formal, es importante para la creación de relaciones interpersonales, el fomento del trabajo en equipo y el intercambio de conocimientos y experiencias.

Diferencias entre comunicación ascendente y descendente

A continuación vamos a explicar algunas de las principales diferencias entre comunicación ascendente y descendente.

En la comunicación ascendente:

  • Hay una retroalimentación, donde los niveles bajos del organigrama pueden informar y compartir sus conocimientos y puntos de vista a los niveles altos.
  • Se puede usar para pedir opiniones o sugerencias de forma esporádica.
  • Los niveles inferiores se ven valorados por los directivos.
  • Se crea un entorno de trabajo participativo, donde todos los empleados pueden opinar y dar sugerencias para alcanzar los objetivos.

Mientras en la comunicación descendente:

  • La información es de tipo autoritaria y unidireccional. El directivo dirige a los empleados en las funciones que tienen que realizar para alcanzar los objetivos.
  • Es una comunicación que se da bastante en las empresas, para que dar ordenes, instrucciones, directrices, objetivos, disciplina, preguntas o realizar políticas organizativas.
  • Esta comunicación es más corta, ya que no hay retroalimentación. Los directivos son quien manda y no espera respuesta de los empleados.
  • El entorno de trabajo es autoritario, donde los directivos son quienes controlan y regulan toda actividad de la empresa.
  • Los niveles bajos se sienten poco valorados por los directivos

Comunicación horizontal

En contrapartida a estos dos métodos de comunicación tenemos la comunicación horizontal. Es aquella donde se transmite la información entre empleados, departamentos y desde cualquier nivel del organigrama a cualquier otro punto. Es una comunicación flexible.

Algunas características de la comunicación horizontal son:

  • Las empresas usan este método de comunicación horizontal ya que va a ayudar la resolución de los objetivos de la empresa, y se mejora el trabajo de todo el equipo de trabajadores.
  • La comunicación horizontal proporciona un nivel de unidad, donde todos los trabajadores trabajan para lograr los mismos objetivos.
  • Cuando surge una crisis, la comunicación horizontal ayuda a solucionar antes el problema, ya que todo el equipo proporciona ideas para su solución.
  • Ayuda a que todos los empleados se vean valorados y aumenta la productividad. Promueve el trabajo en equipo.

En la actualidad, la comunicación en las empresas ha sufrido un gran cambio, gracias a las aplicaciones como el email, la videoconferencia, el chat o los móviles. De esta forma, compartir información a cualquier persona del organigrama nunca antes ha sido tan fácil y rápida.

Claves de la comunciación interna

La comunicación interna es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Aquí tienes algunas claves para mejorarla:

1.- Escuchar a los empleados: No se trata solo de oír, sino de realmente escuchar sus opiniones y preocupaciones1.

2.- Planificación: Diseña estrategias concretas para los empleados, eligiendo bien los mensajes y los tiempos. Implementa cada punto del plan estratégico.

3.- Integración en la estrategia empresarial: La comunicación interna debe estar alineada con las acciones generales de la empresa.

4.- Compromiso mutuo: Fomenta la relación entre trabajadores y dirección, creando un ambiente de confianza y colaboración.

5.- Transparencia: Comparte información relevante y evita rumores. La transparencia genera confianza.

6.- Flexibilidad: Adapta tus métodos de comunicación según las necesidades y cambios organizativos.

7.- Tecnología: Aprovecha las oportunidades tecnológicas para comunicarte eficazmente, como redes sociales internas o herramientas digitales.

Recuerda que una buena comunicación interna aumenta la productividad, retiene talento y contribuye a un ambiente de trabajo saludable

Herramientas de comunicación interna

Existen diversas herramientas de comunicación interna que pueden ser utilizadas por una empresa para mejorar la eficiencia y la efectividad de la comunicación entre los empleados y los equipos de trabajo. La elección de la herramienta adecuada dependerá de las necesidades y objetivos de la empresa en particular.

A continuación, se describen algunas de las herramientas de comunicación interna más comunes:

  1. Encuestas a empleados y directivos.           Permite conocer el estado de satisfacción de los empleados con su situación laboral; horario, sueldo, problemas de acoso o bullyng por cuestiones de raza, sexo, tendencias sexuales, religión o nacionalidad, conciliación laboral,  y la relación con los directivos. 
  2. Correo electrónico: Permite enviar y recibir mensajes electrónicos de forma rápida y sencilla. Es útil para enviar información detallada, archivos adjuntos, convocar reuniones o enviar recordatorios.
  3. Intranet: Es una plataforma interna de la empresa que se utiliza para compartir información, documentos, noticias y actualizaciones con todos los empleados. Puede incluir una sección de noticias, un foro de discusión, una biblioteca de documentos y un calendario de eventos.
  4. Mensajería instantánea: Las herramientas de mensajería instantánea como Slack o Microsoft Teams, son útiles para la comunicación en tiempo real, permitiendo a los empleados comunicarse y colaborar en proyectos en tiempo real.
  5. Redes sociales corporativas: Las redes sociales corporativas permiten a los empleados conectarse y colaborar con otros empleados en proyectos y tareas específicas.
  6. Boletines informativos: Los boletines informativos internos permiten a la empresa comunicar noticias y actualizaciones a los empleados de forma regular. Pueden ser en formato impreso o electrónico.
  7. Reuniones: Las reuniones son una herramienta esencial de comunicación interna, permitiendo a los equipos de trabajo discutir temas importantes, resolver problemas y tomar decisiones conjuntas. Las reuniones pueden ser en persona o virtuales, y pueden tener una variedad de formatos, como reuniones uno a uno, de equipo, de departamento o de toda la empresa.

BENEFICIOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna desempeña un papel crucial en el éxito y el funcionamiento eficiente de una empresa. Aquí te presento algunos de los beneficios clave:

  1. Información y transparencia: Los trabajadores deben estar al corriente de la misión, filosofía, valores y estrategia de la empresa. Una comunicación transparente reduce la incertidumbre y previene los rumores.

  2. Democratización de la comunicación: Facilitar el diálogo entre la dirección y los empleados, permitiendo el feedback de abajo hacia arriba. Escuchar a los equipos es fundamental para toda organización.

  3. Identidad y pertenencia: Potenciar el sentimiento de pertenencia de los trabajadores a la compañía. Cuando se sienten parte del proyecto y su papel es valorado, aumentan su eficacia y eficiencia.

  4. Implicación y motivación: Involucrar a todos los miembros de la organización, permitiéndoles hacer aportaciones y tomar decisiones. Resaltar sus virtudes y hacerlos brillar en lo que hacen mejor.

  5. Innovación: Implementar diferentes medios de comunicación, desde redes sociales internas hasta actividades lúdicas, para mantener una comunicación efectiva.

 

Como conclusión recalcaré la importancia de crear un buen ambiente laboral en una organización para que los empleados se sientan identificados con la empresa y se sientan orgullosos de pertenecer a ella.

La comunicación interna es la clave para conseguirlo. 

También es importante ayudar a integrarse a los nuevos empleados y comunicarles correctamente la filosofía de la empresa, la cultura corporativa y la historia de la empresa. 

Por no hablar de la eliminación total del acoso o el bullyng a los empleados por cualquier tipo de causa. 

Además, una buena comunicación interna aumenta la productividad, disminuye la rotación de empleados y contribuye a un ambiente de trabajo saludable. ¡Es esencial para el éxito de cualquier empresa! 

 

Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a planificar tu comunicación interna para aumentar la satisfacción y productividad de tus empleados. 

Envía un email a info@humanify.es o llámanos al móvil 664368418

 

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